2 miliony v pokladně?

Společnost s ručením omezeným běžně provádí hotovostní transakce. A to je naprosto v pořádku. Velmi nebezpečné mohou však být případy, kdy pokladní zůstatek naroste do výše, která je minimálně neobvyklá – například dva miliony korun "v hotovosti". Takto vysoké částky v pokladně vyvolávají otázky nejen u účetních, ale i u daňových poradců, auditorů či kontrolních orgánů jako je finanční úřad.

Proč je vysoký zůstatek problém?

1. Hotovost je přirozeně omezená

Každá firma má určitý režim práce s hotovostí. U většiny společností se jedná o drobné provozní výdaje – nákupy kancelářských potřeb, poštovné, pohonné hmoty a další režijní výdaje. Běžný zůstatek pokladny se tak pohybuje v řádu tisíců či desetitisíců korun. Jakmile se ale bavíme o statisících či milionech, je to mimo běžnou ekonomickou logiku.
Pokud se např. bavíme o fast fashion řetězcích, objemy hotovostních transakcí budou samozřejmě jiné.

2. Riziko doměrků a podezření na obcházení bankovního styku

Finanční úřad je na vysoké pokladní zůstatky velmi citlivý. Častým podezřením bývá snaha maskovat pohyby peněz mimo bankovní účet nebo dokonce neoficiální převody mezi společníky. Bez jasných dokladů a skutečné fyzické hotovosti může firma čelit doměrku daně či zpochybnění účetnictví. Účetnictví má totiž podávat věrný a poctivý obraz. Více zde: Nejčastější trestné činy spojené s výkonem statutárního orgánu.

3. Odpovědnost jednatele

Jednatelé mají povinnost zajistit řádné vedení účetnictví a kontrolu hospodaření firmy. Pokud se v pokladně "hromadí" částky, které reálně neexistují, může být jednatel vystaven odpovědnosti za škodu nebo porušení péče řádného hospodáře. A tady se můžeme dostat do trestně-právní roviny.

Inventarizace pokladny je základ

Právě inventarizace – tedy ověření, zda hotovost opravdu fyzicky existuje – je klíčovým interním kontrolním mechanismem.

Co inventarizace zajistí?

• fyzické potvrzení skutečného stavu hotovosti,

• soulad mezi doklady a účetní evidencí,

• odhalení nesrovnalostí, chyb či dokonce zneužití pokladny,

• podklady pro audit či případnou daňovou kontrolu.

Inventarizaci je povinné provádět minimálně k rozvahovému dni, ale u firem s větší hotovostí je vhodné ji dělat i průběžně – například měsíčně nebo čtvrtletně. Výjimkou nebývají ani týdenní kontroly stavu pokladny.

Jak s vysokým zůstatkem naložit?

Pokud účetnictví vykazuje zůstatek okolo dvou milionů korun (a výše), je nutné si položit několik zásadních otázek:

• Existuje tato hotovost fyzicky?

• Proč nebyla odvedena na bankovní účet?

• Odpovídá pokladní režim charakteru podnikání?

• Jsou k dispozici řádné doklady o všech pohybech?

Ve většině případů je vhodné hotovost uložit na účet a nastavit přísnější limity a pravidla pro práci s pokladnou. Stejně tak bývá nutné provést hloubkovou kontrolu minulých pokladních operací, zda nedošlo k chybám.

Závěr

Zůstatek 2 miliony v pokladně by v každé s.r.o. měl okamžitě rozsvítit varovné kontrolky. Jde o částku, která je v běžném provozu spíše neobvyklá a často ukazuje na nesprávně vedené účetnictví, chyby v dokladech nebo dokonce potenciální riziko pro jednatele. Pravidelná inventarizace pokladny je naprosto klíčová – chrání firmu, její vedení a zajišťuje, že účetnictví skutečně odpovídá realitě.

K tomuto tématu doporučuji:

Webinář Účetního portálu s advokátem Jan Šafránkem: https://www.youtube.com/watch?v=UppqTafjfXQ&t=2094s - 10 otazníků kolem korporací pro daňaře a účtaře - s H. Šafránkem.

Článek auditorky Heleny Šulcové - ta se dokonce při auditu potýkala s kontrolou pokladny vykazující zůstatek 24 milionů Kč: https://www.asociacerf.cz/clanky/pribeh-druhy-namatkova-inventarizace-pokladny/ - Namátková inventarizace pokladny.